En tant qu’agence d’intérim, pouvoir être réactif et avoir une communication efficace est essentiel pour répondre aux besoins des entreprises partenaires et des travailleurs intérimaires. L’une des solutions les plus simples et les plus puissantes pour améliorer cette réactivité est l’utilisation des SMS. Si vous ne l’avez encore jamais testé, voici un guide complet qui vous permettra de mieux comprendre les avantages de ce média pour arriver à une gestion optimale de vos processus internes. Des entités comme Expectra, Adecco, Manpower, Randstad et bien d’autres l’utilisent déjà. Pourquoi pas vous ?
Les avantages des SMS dans la gestion d’une agence d’intérim
L’utilisation des SMS dans la gestion d’une agence d’intérim permet de profiter de nombreux avantages. En voici les principaux :
Rapidité et efficacité
L’un des principaux avantages des SMS est leur rapidité. Les messages texte sont généralement lus dans les 3 minutes suivant leur réception ce qui les rend parfaits pour des communications urgentes. Dans une agence d’intérim, les gestionnaires de contrats peuvent envoyer les informations importantes sur les missions de manière instantanée aux intérimaires.
Taux d’ouverture élevé
Les SMS ont un taux d’ouverture beaucoup plus élevé que les emails, souvent supérieur à 90 %. Cela garantit que les messages importants, comme les offres de mission ou les rappels de rendez-vous, sont presque toujours lus par les destinataires. Pour une agence d’intérim, cela signifie une meilleure communication et moins de risques de manque de réponse des intérimaires.
Automatisation des processus
Les plateformes de messagerie SMS modernes permettent l’automatisation de nombreux processus de communication. Par exemple : des rappels de mission, des confirmations de disponibilité, et des mises à jour de statut, peuvent être envoyés automatiquement, ce qui réduit ainsi la charge de travail administratif et minimise les risques d’erreur humaine.
À savoir : aujourd’hui, près de 97 % des intérimaires ignorent les appels d’entreprises ou de numéros masqués. En parallèle, seules 25 % des entreprises trouvent facile d’obtenir une réponse auprès d’un candidat. Plusieurs facteurs permettent d’expliquer cette tendance au-delà du fait que beaucoup de personnes n’aiment pas parler au téléphone : les jeunes trouvent le téléphone intrusif, les gens occupés ne peuvent pas répondre, et certains n’ont tout simplement pas le temps pour une conversation téléphonique.
*Source : Étude américaine de SIA en 2021.
Comment les agences d’intérim peuvent-elles utiliser le SMS ?
Vous êtes une agence d’intérim ? Découvrez comment exploiter l’efficacité des SMS afin d’améliorer votre communication avec les candidats.
Notifications de missions
L’envoi de notifications de missions par SMS permet aux agences d’intérim d’informer rapidement les travailleurs des nouvelles opportunités.
Gagnez du temps et automatisez ce processus ! Cette fonctionnalité permet d’envoyer des messages dès qu’une mission correspondant aux compétences et à la disponibilité d’un intérimaire est enregistrée dans le système.
Confirmation de disponibilité
Les agences peuvent utiliser les SMS pour confirmer la disponibilité des intérimaires pour des missions spécifiques. Un simple message demandant une réponse par oui ou par non permet de vérifier rapidement la disponibilité.
Rappels de rendez-vous et de missions
Les rappels automatiques par SMS pour les rendez-vous et les débuts de mission aident à réduire les absences et les retards. Ces rappels peuvent inclure des informations importantes telles que : l’heure, le lieu, et les instructions spécifiques à suivre.
Enquêtes de satisfaction et feedback
Après la fin d’une mission, les agences peuvent envoyer des SMS pour recueillir des retours des intérimaires au sujet de leur expérience. Ces enquêtes de satisfaction permettent d’identifier les points d’amélioration et de maintenir un haut niveau de service.
Voici quelques exemples supplémentaires sur les SMS que vous pourriez envoyer :
- Envoi d’une notification de choix de candidature : communiquer l’acceptation ou le rejet d’une candidature.
- Code de validation : envoyer des codes de vérification pour des actions sécurisées.
- Notification de prise en compte de demande d’acompte : confirmer la réception d’une demande d’acompte.
- Notification du paiement de l’acompte : confirmer que l’acompte a été payé.
- Notification de fin de contrat : avertir de la fin d’une mission ou d’un contrat.
Les meilleures pratiques pour l’utilisation des SMS
Voici quelques indications sur les bonnes pratiques à suivre pour optimiser l’utilisation des SMS dans la gestion de votre agence d’intérim. En les mettant en place, vous avez l’assurance de maximiser votre efficacité et d’assurer une communication fluide avec les intérimaires. Il s’agit de :
- La personnalisation des messages.
- Le respect de la vie privée et des préférences.
- La rédaction de contenus clairs et concis.
- Le suivi et l’analyse des campagnes.
À noter : l’intégration des SMS dans la gestion des agences d’intérim peut avoir un impact significatif sur la productivité. En première ligne, les processus automatisés réduisent la charge administrative et permettent au personnel de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. De plus, la rapidité et l’efficacité des communications par SMS améliorent la satisfaction des intérimaires et des clients, ce qui conduit à une meilleure rétention des talents et à une augmentation des missions réussies.
Pourquoi est-il si important d’utiliser une plateforme professionnelle pour générer vos SMS pro ?
Pour une communication efficace et sécurisée, il est fortement recommandé d’utiliser une plateforme professionnelle d’envoi de SMS plutôt que des téléphones personnels ou fournis par l’entreprise. Il y a plusieurs raisons à cela :
- Assurer la protection de la confidentialité des données des intérimaires.
- Garantir le respect de la conformité au RGPD.
- Minimiser les risques et optimiser la gestion des communications.
- Envoyer des SMS groupés.
- Améliorer les taux de conversion et augmenter les placements pour les missions.
- Créer un avantage compétitif par rapport aux autres agences.
- Atteindre les candidats passifs.
Vous l’aurez compris, l’utilisation des SMS dans la gestion des agences d’intérim est un levier puissant pour améliorer la réactivité, l’efficacité et la satisfaction globale des parties prenantes. En adoptant les meilleures pratiques et en tirant parti des technologies d’automatisation, vous pouvez, en tant qu’agence, transformer vos processus de communication, réduire les coûts et augmenter votre compétitivité. Aujourd’hui, la rapidité et la précision sont essentielles. Avec le SMS, vous avez l’assurance d’exploiter un outil indispensable pour votre agence d’intérim. Si vous cherchez à exceller dans votre domaine, ne passez pas à côté d’une telle opportunité.